Submissão de resumos: como montar as regras, o formulário e os prazos

Uma boa submissão de resumos depende de três coisas: normas claras, um formulário que peça só o necessário e prazos que a comissão científica consegue cumprir. Acertando isso, a maior parte das dúvidas e dos pedidos de exceção desaparece.

Comece pelas normas

As normas de submissão são a parte do edital que o autor vai ler com mais atenção. Elas devem responder, sem ambiguidade:

• Quem pode submeter: só inscritos? Quantos trabalhos por autor? Quantos autores por trabalho?
• Modalidades: resumo simples, resumo expandido, relato de experiência, pôster, apresentação oral.
• Formato: limite de caracteres (com ou sem espaços), estrutura esperada (introdução, objetivo, método, resultados, conclusão), palavras-chave.
• Idioma aceito e se o título precisa de versão em inglês.
• Critérios de avaliação e o peso de cada um.
• Apresentação: quem decide entre oral e pôster, tempo de fala, tamanho do pôster.
• Certificado: quem recebe (apresentador, todos os autores) e se depende de apresentar no evento.

Uma dica que reduz muito o retrabalho: inclua um exemplo de resumo formatado corretamente.

Campos do formulário

Cada campo a mais é um motivo a mais para o autor travar. Peça o que a comissão realmente usa:

• Título.
• Autores e instituições, com indicação do apresentador.
• Área temática ou categoria.
• Modalidade pretendida.
• Texto do resumo, com contador de caracteres.
• Palavras-chave.
• Declarações exigidas pelo evento (por exemplo, aprovação em comitê de ética, quando aplicável).

Evite pedir arquivo anexo quando o texto cabe num campo. Texto em campo é mais fácil de avaliar, de padronizar e de publicar depois.

Categorias e áreas temáticas

As áreas temáticas servem para distribuir os trabalhos entre avaliadores e, depois, organizar as sessões. Poucas áreas largas demais sobrecarregam alguns avaliadores; áreas demais deixam categorias com um ou dois trabalhos. Um bom ponto de partida é olhar as submissões da edição anterior e agrupar.

Defina, para cada área, quem avalia. Ter pelo menos dois avaliadores por trabalho dá mais segurança à decisão e reduz contestação.

Calendário de submissão

O erro mais comum é apertar a avaliação para compensar uma prorrogação. Monte o calendário de trás para frente, a partir da data em que a programação precisa estar fechada:

1. Programação fechada: data-limite.
2. Resultado aos autores: pelo menos 3 a 4 semanas antes, para que se organizem e se inscrevam.
3. Avaliação: 2 a 3 semanas para os avaliadores.
4. Correções, se houver segunda rodada: 1 semana para o autor e 1 para a reavaliação.
5. Fim das submissões: o que sobrar para trás.

Se for prorrogar, prorrogue uma vez, com antecedência, e já com a nova data de resultado publicada.

Avaliação e resultado

Dê aos avaliadores critérios objetivos e um espaço para parecer. O parecer é o que transforma uma recusa em aprendizado para o autor e evita a pergunta “por que meu trabalho foi recusado?”.

Permita a decisão “aprovado com ajustes”: o autor corrige e o trabalho volta para uma nova rodada. Isso aproveita bons trabalhos com problemas de forma.

Comunique o resultado de forma individual e registrada, e deixe o status visível para o autor na área dele. Depois, os aprovados seguem para a programação como apresentação oral ou pôster. Aprofundamos esse ponto no guia como organizar um congresso científico.

Checklist final

• Normas com exemplo de resumo formatado.
• Formulário só com campos que a comissão usa.
• Áreas temáticas com avaliadores definidos.
• Calendário montado de trás para frente.
• Critérios e espaço para parecer.
• Regra de certificado de apresentação publicada.

Para colocar tudo isso em prática sem planilha, conheça a plataforma de submissão de resumos do Kongre.